Dossier médicaux : conservation et archivage (CNOM)

En mai 2009, le Conseil national des médecins (CNOM) a publié un document au sujet de la conservation et de l’archivage des dossiers médicaux. Il fait notamment état de la durée de conservation de ces dossiers et des modes d’archivage.

Ce que dit la loi

• L’article 45 du code de déontologie prévoit que la conservation du dossier de suivi médical et de la fiche d’observation du patient est sous la responsabilité du médecin.
• La loi ne précise pas combien de temps les dossiers médicaux doivent être conservés par le médecin.

Pourquoi conserver les dossiers médicaux

• Le CNOM fait état de trois raisons pour lesquelles il faut conserver les dossiers médicaux des patients.

Continuité des soins

• Lorsqu’un médecin cesse son activité :
  • il a le devoir d’en informer sa patientèle,
  • s’il a un successeur : les dossiers médicaux pourront lui être transmis,
  • s’il n’a pas de successeur : il devra transmettre le dossier aux médecins choisis par ses patients.
• Si l’arrêt de l’exercice est soudain :
  • le Conseil départemental
    • fera une annonce dans le journal pour prévenir les patients que le cabinet ferme,
    • aidera la famille du médecin à transmettre les dossiers médicaux aux médecins désignés par les patients,
  • les patients devront adresser leur demande au Conseil départemental,
  • la famille du médecin aura la responsabilité de l’archivage du reliquat des dossiers.
• Le médecin a le devoir d’indiquer au Conseil départemental le lieu où sont conservés ses dossiers médicaux.

Répondre à la demande d’accès au dossier du patient

• Le CNOM rappelle que, depuis la loi du 4 mars 2002 (art. L1111-7 du code de la Santé publique),
  • « toute personne a accès à l'ensemble des informations concernant sa santé détenues par des professionnels et établissements de santé »,
  • les ayants droits ont également accès au dossier médical d’un tiers (sous certaines réserves).
• Ce droit d’accès est illimité dans le temps.

Preuve en cas de recherche de responsabilité

• Le dossier médical est un élément de preuve « essentiel de la défense du médecin et de ses héritiers ».
• Il contient :
  • des informations sur le patient,
  • l’évolution de son état de santé,
  • les réponses apportées par le médecin en termes :
    • de soin,
    • d’information,
    • de surveillance.

Durée de conservation des dossiers médicaux

• La durée de conservation des archives par les médecins :
  • était de 30 ans, faute de prescription juridique ;
  • a été abaissée à 10 ans ;
  • mais le CNOM préconise, comme pour les établissements de santé, une conservation de 20 ans minimum.

Les différents modes d’archivage

• Quel que soit le mode d’archivage, le CNOM rappelle que « les dossiers doivent être conservés dans des conditions permettant d’assurer leur confidentialité et leur pérennité ».

Sur papier

• Le médecin peut faire appel à une société d’archivage, mais doit en informer le Conseil départemental.

Dossier informatique

• Ce type de dossier soulève la question de valeur probante dudit document numérique.
• Pour assurer son intégrité :
  • la copie fidèle,
  • la copie horodatée,
  • la copie durable.
• Opter pour un format électronique standard (PDF)
• Convertir les documents archivés qui ne sont plus conformes.
• Le support doit garantir une certaine pérennité (disque optique numérique non réinscriptible de préférence).

Crédit photo : Ejla | Dreamstime.com